Collecte tellen

Voor een transparante en controleerbare afhandeling van de collecteopbrengsten is het belangrijk om de afwikkeling van de collecteopbrengsten goed te waarborgen. Dit is niet alleen van belang richting de gemeenteleden, maar ook voor de betrokkenen zelf. Voor de veiligheid en vanwege het vier-ogen principe zijn bij onderstaande handelingen altijd minimaal twee personen aanwezig.

Collectezakken dienen door minimaal twee personen geleegd en geteld te worden. In de meeste gevallen zal het tellen niet direct na de dienst maar op een later tijdstip plaatsvinden. De collecteopbrengsten worden dan na het legen per collecte in afsluitbare geldzakken/sealbags bewaard en opgeborgen in een beveiligde kast/kluis die in een afgesloten ruimte staat. De geldzakken worden voorzien van een uniek kenmerk. De sleutelbeheerder van de kluis is een andere persoon dan de sleutelbeheerder van de afgesloten ruimte.

Voorafgaand aan het tellen wordt de kluis geopend in aanwezigheid van minimaal twee personen. En bij het tellen wordt de geldzak/sealbag geopend in aanwezigheid van (minimaal) twee personen.

De collecteopbrengst wordt gespecificeerd vastgelegd op een telformulier. Contante gelden en collectebonnen - munten worden onderscheiden geteld en geregistreerd. Op het telformulier worden verder de collectedatum, het collectedoel, het kenmerk van de geldzak en teldatum geregistreerd. Het telformulier wordt tenslotte ondertekend door (minimaal) twee tellers.

Het afstorten van de getelde en gespecificeerde contante collecte(n) bij Geldmaat zou door één persoon afgehandeld kunnen worden. Maar afstorting door twee personen heeft de voorkeur (ook vanuit veiligheidsoogpunt). Het gespecificeerde stortingsbewijs moet corresponderen met het telformulier.

Het telformulier en stortingsbewijs moeten in de financiële administratie opgenomen worden. De boekhouder kan dit dan weer afstemmen/controleren met de bijschrijving op de bankrekening.

De getelde collectebonnen -munten worden apart ingepakt per collectedoel door de penningmeester bezorgd ter verwerking.

De gehanteerde procedure moet vastgelegd worden in een 'telinstructie'. Een accountant of de controlecommissie kunnen handhaving toetsen bij de te houden controles.

De rechtstreeks via de bank of Scipio app of op een andere digitale wijze ontvangen collectegelden worden rechtstreeks in de boekhouding verwerkt.

Collecte tellen

Kerkvoogd

Nevensites

Geschriften

Contact

Heeft u vragen over het geloof?